Gli eventi sostenibili oggi più che mai devono essere soprattutto eventi aggregativi in sicurezza. L’UNI ha pubblicato le linee guida PdR 113/2021 sviluppate da Federcongressi&eventi. In questo articolo Punto 3 analizza i punti di contatto con la certificazione ISO 20121, strumento sempre più diffuso nel settore per la gestione sostenibile degli eventi.
Quale è la situazione attuale dal punto di vista normativo?
Tutto il sistema normativo degli eventi definisce oggi un quadro chiaro e strutturato, ormai a mesi di distanza dallo scoppio della pandemia. La norma più recente che definisce le regole per l’organizzazione degli eventi è il Decreto Legge 16 maggio 2020 n. 33 convertito con modificazioni dalla Legge 14 luglio 2020 n. 74 (in G.U. 15/07/2020, n. 177). Le norme regolamentano l’organizzazione degli eventi per garantire gli standard di sicurezza per partecipanti e staff, obblighi perfettamente allineati con i concetti base della sostenibilità. Un evento sostenibile è principalmente un evento sicuro, come sottolineato dal fatto che la ISO 20121, dà per assodato che l’evento venga organizzato secondo normativa.
Cosa sono le PdR?
Le PdR sono Prassi di Riferimento, documenti pubblicati dall’UNI (Ente nazionale italiano di unificazione), che definiscono linee guida tecniche e che danno in tempi brevi un primo riferimento volontario su nuovi temi non ancora consolidati dalla normazione tecnica.
La Prassi di Riferimento 113/2021 è stata sviluppata con Federcongressi&eventi e fornisce indicazioni per eventi aggregativi in sicurezza che possono contribuire a ridurre il rischio del contagio. Inoltre permettono un’erogazione di questo genere di servizi in modo sicuro, sia per i lavoratori sia per i partecipanti, oltre che sostenibile per l’ambiente. Vengono infatti definiti requisiti in termini di organizzazione delle strutture e dei servizi, di formazione degli addetti e, infine, di comunicazione ai fruitori.
Perché è importante consultare la PdR UNI 113/2021?
La PdR 113/2021 analizza gli aspetti organizzativi dal punto di vista della sicurezza nel dettaglio, ed è ricca di strumenti utilizzabili singolarmente per implementare la sicurezza degli eventi. In particolare si segnalano l’appendice A contenente diverse procedure divise per aree tematiche (come l’accoglienza, gli allestimenti, la ristorazione, ecc.) che accompagnano passo passo l’organizzazione in tutte le azioni da attuare per ridurre al minimo il rischio contagio. Sempre nell’ appendice A sono presenti sei istruzioni operative dedicate ad altrettanti stakeholder (staff, partecipanti, fornitori, ecc.) e delle checklist per monitorare lo stato di sicurezza prima, durante e dopo l’evento.
Il documento contiene, inoltre, al capitolo 5 il metodo di calcolo della valutazione del rischio, ripreso poi nel dettaglio nell’appendice B.
Infine al capitolo 9 è specificato in modo accurato il Piano di Emergenza da applicare nel caso un partecipante all’evento presenti sintomi con tutte le misure da applicare per arginare il rischio focolaio e prestare soccorso al partecipante.
Come ottenere la PDR?
La PDR è scaricabile gratuitamente dal sito uni.com, previa registrazione.
Una lettura della ISO 20121 alla luce delle nuove sfide per gli eventi
La ISO 20121 è lo standard internazionale per la certificazione del sistema di gestione degli eventi sostenibili i cui principi cardine sono: Inclusività, Integrità, Trasparenza e Gestione.
Organizzare gli eventi secondo lo schema ISO 20121, permette di integrare perfettamente le Linee guida della UNI PdR 113/2021, in quanto la sicurezza e la serena fruizione, sono punti fondamentali della stessa ISO 20121.
Come esempio si esplicitano alcuni strumenti di gestione previsti dalla ISO 20121 e di come possono essere implementati rispetto al contesto attuale della pandemia da Covid-19:
Principi norma ISO 20121 contestualizzati
- Politica di sostenibilità: è la dichiarazione di intenti dell’organizzazione in merito agli obiettivi di sostenibilità. Tale Politica non può prescindere dal contemplare anche le nuove sfide dettate dal coronavirus;
- Programma di miglioramento triennale: considerare lo sviluppo di strumenti digitali e delle nuove tecnologie per rendere ancora più intensa l’esperienza di un evento. Spazio allora agli eventi ibridi, eventi organizzati in spazi fisici ma, allo stesso tempo, a iniziative che garantiscano l’accesso anche da remoto. A garanzia della più ampia platea raggiungibile e ad un minor rischio di contagio per la riduzione delle probabilità di assembramento;
- Valutazione dei rischi: la ISO 20121 si concentra sull’analisi e prevenzione del rischio, sia per quello immediato che per quello futuro. Nel caso di rischio biologico, le azioni da implementare nell’immediato possono prevedere azioni preventive come il rinvio degli eventi. Mentre le azioni preventive, riducono la probabilità o gravità di eventi avversi;
- Conformità normativa: conoscere il quadro normativo e i regolamenti di riferimento per l’evento e operare nel pieno rispetto dei requisiti legislativi e della sicurezza;
- Coinvolgimento stakeholder: raccogliere in fase di progettazione aspettative e bisogni di partecipanti e visitatori all’evento. In maniera da includere opportune misure per incrementare la serena fruizione dell’evento.
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